A área Gestão CSC e Projetos promoveu um encontro com os membros dos setores dos escritórios de Porto Alegre e Caxias do Sul que participaram do Projeto CSC 2.0. A reunião, que ocorreu no Escritório de Porto Alegre, teve o objetivo de marcar o encerramento do trabalho que, nos últimos sete meses, teve o foco na revisão dos processos e reorganização do catálogo de serviços disponíveis no Qualitor para todas as unidades da Instituição.
Durante este período, colegas da Contabilidade, Gente e Desenvolvimento, Tecnologia e Soluções, Financeiro, Jurídico, Compras/Infraestrutura, Patrimônio e Filantropia reuniram-se periodicamente, visando revisar todos os processos disponibilizados até então na ferramenta. Como resultado, houve uma redução de 61% de serviços disponíveis, destes, 154 estão no ar. Esta diminuição significativa foi possível devido a análise crítica dos integrantes do projeto, que propuseram integrações e automatizações de serviços e processos, assim, eliminando retrabalho dos funcionários solicitantes na abertura de chamados diferentes para uma mesma finalidade.
Além desta revisão de processos, a interface também foi modificada. Já em uso, a nova versão do Qualitor está mais clean e estruturada por serviço e não mais por departamento ou unidade. Após um mês de implantação, alguns resultados já são identificados. Os SLAs (tempo de atendimento) reduziram em muitas áreas, as pesquisas de satisfação apresentaram índices mais altos de aprovação do serviço prestado e cerca de 1.500 ligações deixaram de ser feitas à Central de Atendimento, pois os chamados foram resolvidos dentro do prazo.
Jean Rosales, coordenador de Gestão CSC e Projetos, iniciou o encontro resgatando os objetivos iniciais, reforçou os principais ganhos, dificuldades e superações ao longo da trajetória e reconheceu a importância de cada um dos presentes para o resultado final. “Conseguimos cumprir nosso principal objetivo que era a redução do retrabalho e ampliação da satisfação dos nossos solicitantes. A equipe está de parabéns, foi mais um passo dado para nos transformarmos em um Centro de Excelência”. Após, cada equipe apresentou as principais mudanças do seu catálogo e os aprendizados. A integração entre as áreas e a redução no extravio de informações foram alguns dos principais ganhos identificados pelos participantes.